Die Sigmund Freud PrivatUniversität modernisierte gemeinsam mit schrittmacher ihre digitale Arbeitsumgebung: von der Analysephase und User Adoption über die Migration von Zimbra auf Microsoft 365 bis hin zu standardisiertem Remote Management, digital souveränem Backup und begleiteter Hypercare.
Das Ergebnis ist eine moderne, besser betreubare und zukunftsfähige Arbeitsplatz- und Betriebsplattform als Grundlage für weitere Standardisierung, Compliance und Managed Services.
Ausgangssituation & Herausforderung
Die SFU stand vor der Aufgabe, ihre bestehende Kommunikations- und Arbeitsplatzumgebung zu modernisieren. Die bisherige Zimbra-Plattform zeigte funktionale Einschränkungen sowie Integrations- und Stabilitätsthemen. Gleichzeitig erschwerten unterschiedliche Client-Stände, bestehende Outlook-Konfigurationen und fehlendes einheitliches Client-Management einen standardisierten Betrieb.
Ziel war nicht nur die Ablöse einer bestehenden Mailplattform, sondern der kontrollierte Übergang in eine moderne Microsoft-365-basierte Arbeitsumgebung. Dabei mussten technische Risiken, Anwenderakzeptanz, Supportfähigkeit und die weitere Standardisierung der IT-Services gemeinsam betrachtet werden.
Wesentliche Herausforderungen:
- Ablöse der bestehenden Zimbra-Umgebung
- unterschiedliche Client- und Outlook-Ausgangssituationen
- Sicherstellung eines stabilen Umstiegs für Anwenderinnen und Anwender
- fehlende durchgängige Standardisierung im Client-Management
- Bedarf an klarer Kommunikation und enger Begleitung nach dem Go-live
- zusätzliche Anforderungen an Backup, Betriebssicherheit und Compliance
Die Lösung
schrittmacher begleitete die SFU als Transformationspartner von der Analyse bis in die Hypercare-Phase. Die Grundlage bildeten Workshops, Testmigrationen und User-Interviews, um technische Risiken und Anforderungen aus dem Universitätsbetrieb frühzeitig zu berücksichtigen.
Auf dieser Basis wurde die Migration von Zimbra auf Microsoft 365 geplant und umgesetzt. Ergänzend wurden die Anwenderkommunikation vorbereitet, die Client-Homogenisierung gestartet und die Nutzerinnen und Nutzer nach dem Go-live durch IT Concierge Services und Hypercare begleitet.
Zentrale Projektbausteine:
- Analyse der bestehenden Kommunikations-, Client- und Betriebsumgebung
- User Adoption Interviews zur besseren Einbindung relevanter Anwendergruppen
- Migration von Zimbra auf Microsoft 365 / Exchange Online
- strukturierte Anwenderkommunikation und FAQ-Unterlagen
- Hypercare und IT Concierge Services nach dem Produktivstart
- Client-Homogenisierung als Basis für standardisierten Betrieb
- digital souveränes Microsoft-365-Backup mit Keepit
- Modernisierung des Remote Managements mit dem schrittmacher Co-Managed RMM Service
- Ausblick auf weitere Compliance-, Governance- und Standardisierungsschritte
Nutzen für den Kunden
Die SFU verfügt nun über eine moderne Kommunikations- und Arbeitsplatzplattform auf Basis von Microsoft 365. Gleichzeitig wurden zentrale Betriebsbausteine wie Client-Standardisierung, Remote Management, Backup und Anwenderunterstützung weiterentwickelt.
Effizienz & Betrieb
- bessere Betreibbarkeit durch standardisierte Client- und Supportprozesse
- transparenteres Remote Management durch den schrittmacher Co-Managed RMM Service
- weniger manuelle Einzelfalllösungen durch Homogenisierung der Arbeitsplatzumgebung
- engere Zusammenarbeit zwischen SFU-IT und schrittmacher im laufenden Betrieb
Sicherheit & Compliance
- zusätzliche Absicherung der Microsoft-365-Daten durch Keepit
- bessere Grundlage für Wiederherstellbarkeit und Datenverfügbarkeit
- vorbereitende Basis für weitere Compliance-, Governance- und Security-Maßnahmen
- strukturierter Blick auf Risiken, Betriebssicherheit und Standardisierung
User Adoption & Akzeptanz
- frühzeitige Einbindung ausgewählter Anwendergruppen
- klare Kommunikation zum Umstieg auf Microsoft 365
- direkte Unterstützung durch IT Concierge Services
- eng begleiteter Übergang durch Hypercare nach dem Go-live
„schrittmacher hat uns bei der Modernisierung unserer digitalen Arbeitsumgebung sehr strukturiert begleitet. Besonders wertvoll war die Verbindung aus technischer Umsetzung, Anwenderunterstützung und dem Blick auf Standardisierung, Betriebssicherheit und Compliance. Basierend auf bevorstehende IT-Transformationen und Wachstum im Business war schrittmacher der optimale Partner mit Weitblick, Umsetzungsstärke aber auch exzellentem technischen Know-How.“
Hannes Werderits
IT-Leitung/CIO, Sigmund Freud PrivatUniversität
Zukunftsausblick
Die erfolgreiche Modernisierung bildet die Grundlage für die weitere Standardisierung und Professionalisierung der IT-Services an der SFU. Im Fokus stehen die kontinuierliche Optimierung des Betriebsmodells, weitere Microsoft-365-Governance, Compliance-Begleitung sowie der Ausbau standardisierter Client-, Backup- und Supportprozesse.
schrittmacher begleitet die SFU damit nicht nur bei einzelnen technischen Maßnahmen, sondern als Partner für eine nachhaltig betreibbare, sichere und zukunftsfähige digitale Arbeitsumgebung.